FRQnet, le nouveau système intégré de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec – Nature et technologies, Santé, Société et culture – entrera en fonction en juillet prochain. Une porte d’entrée unique donnera accès à cinq portails, dont quatre serviront à la communauté de la recherche : le portfolio électronique, le portail des établissements, le portail des évaluateurs et évaluatrices et le portail des partenaires. Le cinquième, le portail administratif, servira uniquement au personnel des FRQ pour la gestion interne.
Le portfolio électronique et le portail des établissements seront les premières interfaces nécessitant des actions de la part de la communauté de la recherche, et ce, dès juillet 2017.
Le portfolio électronique
Pour les personnes qui utilisent actuellement les systèmes du FRQNT et du FRQSC, le portfolio électronique est l’équivalent de ce qui était auparavant appelé « Votre dossier » et « Dossier du boursier ».
La première étape d’utilisation de ce portfolio électronique consistera, pour chaque personne qui désire déposer une demande ou suivre son dossier dans l’un des FRQ, à remplir les informations de son compte et de son profil.
Étant donné que toutes les informations concernant les dossiers en cours de financement auront migré vers le nouveau système à partir de juillet 2017, et afin d’y avoir accès, les personnes déjà inscrites dans l’un des systèmes actuels des FRQ devront aussi réaliser cette étape pour activer leur compte, y valider l’information et signer un nouveau formulaire de consentement. Un message à cet effet sera communiqué à l’ensemble de la communauté scientifique durant les premiers jours de l’ouverture du système, en juillet 2017.
La deuxième étape sera réalisée lors de l’ouverture de nouveaux concours de bourses et subventions à compter de juillet 2017: c’est aussi dans ce portfolio électronique que les candidats et candidates devront soumettre leurs demandes. Pour faciliter l’appropriation du système, une série de capsules vidéo seront alors offertes, par exemple :
? Créer un nouveau compte utilisateur
? Accéder en tant que candidat ou candidate
? Accéder au concours disponible et commencer une demande de financement
? Accéder en tant que cochercheur ou cochercheuse
? Remplir et soumettre un formulaire en ligne
Le portail des établissements
Le portail des établissements, qui remplacera l’extranet du FRQNT et du FRQSC et le portail des institutions du FRQS, sera l’unique interface que les établissements utiliseront pour communiquer avec les trois Fonds. Le personnel des établissements pourra y suivre les demandes faites par les chercheurs et les chercheuses de leur organisation, le cas échéant. Il sera possible d’établir une date interne d’approbation des dossiers et d’interagir directement avec les chercheurs et les chercheuses à l’intérieur de ce portail avant la transmission de la demande de financement à l’un ou l’autre des FRQ lorsque applicable.
Voici les principales actions que devra effectuer le personnel de l’établissement qui souhaitera utiliser ce portail au cours des premiers mois :
? Attribution des rôles en fonction du compte utilisateur FRQnet
? Approbation des demandes, des avis et des lettres d’intention lorsque applicable
? Confirmation d’inscription (bourses) pour le FRQNT et le FRQSC, et au cours de l’année 2017-2018 pour le FRQS
? Gestion (rapports finaux, rapports financiers, transferts interétablissements, etc.)
D’ici quelques semaines, les FRQ communiqueront avec la personne responsable de la recherche dans chaque établissement pour qu’elle désigne la ou les personnes qui auront un rôle de gestion dans le portail. Lors de l’ouverture du système, ceci permettra aux établissements de gérer eux-mêmes les accès des groupes d’utilisateurs assignés aux rôles d’agents ou agentes de liaison, de responsables des services administratifs et de responsables des services financiers. Le processus d’appropriation du nouveau système FRQnet sera ainsi facilité pour ces personnes.
Pour cette année, en ce qui concerne les rapports financiers de 2016-2017 destinés au FRQNT et au FRQSC, la date d’échéance pour leur transmission est repoussée au 4 décembre 2017. Cependant, soulignons que ces rapports seront saisis et transmis dans FRQnet. Pour le FRQS toutefois, il n’y aura pas de report de date pour la remise des rapports financiers; ceux-ci, dans leur format actuel (format Excel ou PDF), seront toujours requis jusqu’à la fin mars 2018. À compter d’avril 2018, tous les formats de rapports financiers seront harmonisés entre les trois Fonds, remplis et transmis directement via FRQnet.
Pour ce qui a trait à la confirmation d’inscription de la part des établissements pour les étudiantes et étudiants titulaires d’une bourse, les FRQ ont décidé de retirer le numéro de matricule étudiant universitaire au profit du code permanent étudiant (CPE) pour tous les établissements concernés. Comme c’était le cas jusqu’à maintenant pour le numéro de matricule étudiant universitaire, le CPE ne sera pas obligatoire ou conditionnel à la transmission du formulaire. Cette procédure de confirmation d’inscription, qui n’existait pas pour le FRQS, s’appliquera désormais pour ce Fonds au cours de l’année 2017-2018.
À venir
Au cours de la semaine du 12 juin, les FRQ tiendront des rencontres afin que les personnes désignées pour interagir dans le portail des établissements puissent échanger avec l’équipe du projet FRQnet et se familiariser avec ce système. Une invitation sera acheminée aux personnes visées.
Quant aux informations relatives à l’utilisation du portail des évaluateurs et du portail des partenaires, elles seront communiquées ultérieurement.
Les FRQ vous invitent à faire circuler ce communiqué dans votre milieu et à consulter la Foire aux questions mise à jour dans les sites des FRQ :
Nature et technologies | Santé | Société et culture
Les questions et les commentaires peuvent être envoyés à l’adresse courriel suivante : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca
