Lancement de l’informatisation de l’embauche des assistant(e)s et associé(e)s de recherche

Lancement de l’informatisation de l’embauche des assistant(e)s et associé(e)s de recherche

Le nouveau processus d’embauche informatisé des assistant(e)s et associé(e)s de recherche est dorénavant disponible.

Le projet pilote, auquel participent trois départements, soit le Département de génie électrique, le Département de génie des systèmes et le Département de génie mécanique, se déroulera du 22 avril au 14 juin 2024.

Nous vous rappelons que votre participation est facultative, mais importante, afin de s’assurer que la plateforme répond à vos besoins.

Dorénavant, si vous le souhaitez, vous pouvez effectuer vos demandes d’embauche ou de renouvellement de contrats des assistant(e)s ou associé(e)s de recherche via le portail du Guichet unique de services (GUS) en utilisant la tuile « Embauche et accueil d’employé », ou cliquer sur ce lien.

Aucune formation ni procédure pour compléter le billet n’est requise. Nous comptons sur votre retour pour évaluer son intuitivité.

Si vous n’avez pas d’embauche ou de renouvellement planifié pendant la période du projet pilote, vous pouvez aussi participer au projet pilote en complétant une demande d’embauche fictive. Vous devrez indiquer que le nom et prénom de l’employé à embaucher est TEST TEST et son courriel na@etsmtl.ca. Cette demande sera automatiquement fermée 72 h après sa création. 

Quelques rappels :

1. Comment faire mes commentaires et suggestions?

Pendant le projet pilote, vous aurez à compléter quatre questions d’appréciation à la fin de chaque demande d’embauche. Une boîte de texte libre est également prévue pour que vous puissiez nous faire part de vos commentaires et suggestions.

Vous pouvez également communiquer avec les directions adjointes de vos départements, qui relaieront vos préoccupations au Service des ressources humaines et au STI.

2. Ma participation est-elle obligatoire?

Non. Vous pouvez procéder à l’embauche ou aux renouvellements de contrats en utilisant l’ancien formulaire PDF.

Notez qu’à moyen terme, la demande informatisée remplacera le contrat d’engagement au format PDF.

3. Est-ce applicable aux stagiaires postdoctoraux et auxiliaires de recherche?

Pas encore. Pour l’instant, le processus informatisé d’embauche n’est possible que pour les assistant(e)s et associé(e)s de recherche. L’informatisation du processus d’admission et d’embauche des stagiaires postdoctoraux est en cours de développement.

4. La section du calcul des coûts est complexe!

Pour calculer le coût du projet, le système vous demandera de saisir le nombre de jours ouvrables pour la période visée par votre contrat. Pour vous assister dans cette tâche, un calculateur de jour ouvrable est mis à votre disposition à même le formulaire informatisé.

Il est primordial de saisir avec précision le nombre de jours ouvrables requis pour éviter les erreurs.

Nous avons déjà octroyé un mandat au fournisseur pour effectuer le développement nécessaire afin que les jours ouvrables soient calculés automatiquement. Nous espérons pouvoir simplifier cette étape rapidement.

5. Comment cheminera ma demande d’embauche ?

6. Qui sont les personnes-ressources?

  • Éric Marcoux, directeur adjoint, Département de génie mécanique
  • Olivier Leogane, directeur adjoint, Département de génie des systèmes
  • Anne-Sophie Jullien, directrice adjointe, Département de génie électrique

    Nous vous remercions pour votre collaboration et nous comptons sur votre participation!

    Le Service des ressources humaines