Nous sommes ravis de lancer la phase de consultation des professeur(e)s sur le nouveau processus d’embauche informatisé des assistant(e)s et associé(e)s de recherche.
Le projet pilote, auquel participent trois départements, soit génie électrique, génie des systèmes et génie mécanique, se déroulera du 22 avril au 14 juin 2024.
Votre participation est facultative, mais importante, afin de s’assurer que la plateforme répond à vos besoins.
A. QU’EST-CE QUI CHANGE ?
Notre objectif est d’informatiser et de simplifier le processus d’embauche des assistant(e)s et associé(e)s de recherche.
Avec le nouveau système, vous pourrez notamment :
- Suivre le traitement de votre demande dans le tableau de bord GUS.
- Approuver des suggestions de modification budgétaires proposées par le Service des finances sans avoir à reprendre le processus.
- Indiquer plusieurs UBR avec des dates de fin différentes.
- Réduire votre fardeau administratif puisque plusieurs étapes seront prises en charge par le Service des ressources humaines, dont la signature des contrats.
B. COMMENT PUIS-JE CONTRIBUER ET PARTICIPER AU PROJET PILOTE ?
À partir du 22 avril 2024, vous pouvez effectuer vos demandes d’embauche ou de renouvellement de contrats des assistant(e)s ou associé(e)s de recherche via le portail du Guichet unique de services (GUS) en utilisant la tuile « Embauche et accueil d’employé ».
Avant de débuter un billet, assurez-vous d’avoir en main toutes les informations nécessaires.
Aucune formation ni procédure pour compléter le billet n’est requise. Nous comptons sur votre retour pour évaluer son intuitivité.
C. COMMENT FAIRE MES COMMENTAIRES ET SUGGESTIONS ?
Pendant le projet pilote, vous aurez à compléter quatre questions d’appréciation à la fin de chaque demande d’embauche. Une boite de texte libre est également prévue pour que vous puissiez nous faire part de vos commentaires et suggestions.
Vous pouvez également communiquer avec les directions adjointes de départements, qui relaieront vos préoccupations au Service des ressources humaines et au STI.
D. MA PARTICIPATION EST-ELLE OBLIGATOIRE ?
Non. Vous pouvez procéder à l’embauche ou aux renouvellements de contrats en utilisant l’ancien formulaire PDF.
Notez qu’à moyen terme, la demande informatisée remplacera le contrat d’engagement au format PDF.
E. EST-CE APPLICABLE AUX STAGIAIRES POSTDOCTORAUX ET AUXILIAIRES DE RECHERCHE ?
Pas encore. Pour l’instant, le processus informatisé d’embauche n’est possible que pour les assistant(e)s et associé(e)s de recherche. L’informatisation du processus d’admission et d’embauche des stagiaires postdoctoraux est en cours de développement.
F. LA SECTION DU CALCUL DES COÛTS EST COMPLEXE !
Pour calculer le coût du projet, le système vous demandera de saisir le nombre de jours ouvrables pour la période visée par votre contrat. Pour vous assister dans cette tâche, un calculateur de jour ouvrable est mis à votre disposition à même le formulaire informatisé.
Il est primordial de saisir avec précision le nombre de jours ouvrables requis pour éviter les erreurs.
Nous avons déjà octroyé un mandat au fournisseur pour effectuer le développement nécessaire afin que les jours ouvrables soient calculés automatiquement. Nous espérons pouvoir simplifier cette étape rapidement.
G. COMMENT CHEMINERA MA DEMANDE D’EMBAUCHE ?
H. QUI SONT LES PERSONNES RESSOURCES ?
Personnes ressources
- Éric Marcoux, directeur adjoint, Département de génie mécanique
- Olivier Leogane, directeur adjoint, Département de génie des systèmes
- Anne-Sophie Jullien, directrice adjointe, Département de génie électrique
- Le Service des finances (section Recherche) : rechercheapprobationbudgétaire@etsmtl.ca
- Le Service des ressources humaines : Rhumaines@etsmtl.ca
Le Service des ressources humaines
