Le STI et le Décanat des études inaugurent cette semaine la version complète de la plateforme numérique pour gérer le dépôt et l’évaluation des projets, mémoires et thèses : « MonDépôtÉTS ». La plateforme servira aux étudiant(e)s, aux directeur(trice)s de recherche et aux membres de jury, internes comme externes.
« MonDépôtÉTS » (ou « GippeWeb » pour les professeurs) sera en effet utilisé désormais pour le dépôt et l’évaluation de tous les types de de projets et couvre les aspects suivants :
- Le dépôt pour vérification de mise en page (mémoire et thèse) par l’étudiant(e);
- Le dépôt pour évaluation par l’étudiant(e);
- La soumission de l’autorisation de dépôt par le directeur ou la directrice de recherche;
- L’accès au rapport, au mémoire ou à la thèse pour les évaluateurs;
- La soumission de l’Entente de reconnaissance de confidentialité (quand il y a lieu);
- La soumission des grilles d’évaluation, et de l’autorisation à la soutenance (mémoire ou thèse).
Veuillez prendre également des nouveautés suivantes pour l’évaluation des mémoires et thèses:
- Le directeur de recherche peut consulter les grilles et rapports d’évaluation de tous les membres du jury, après la soutenance, afin de pouvoir guider l’étudiant dans les corrections mineures demandées par le jury.
- Il est désormais possible, dans le cadre de l’évaluation d’un mémoire ou d’une thèse, de soumettre son rapport détaillé jusqu’après la soutenance. La grille d’évaluation doit cependant avoir été soumise avant de pouvoir autoriser la soutenance.
Rappel des fonctionnalités
Pour les professeur(e)s, la plateforme est disponible via l’application GIPPE-Web : un élément apparaît dans le menu de gauche (« Évaluation des projets »). Dans les grandes lignes, voici ce qui peut être accompli :
- Le directeur(trice) de recherche peut générer, compléter et soumettre en ligne « l’Autorisation officielle de dépôt » dès qu’il ou elle considère que la thèse est prête.
- Il n’est plus nécessaire de se procurer le formulaire auprès du BCS.
- Il n’y a plus de formulaire d’approbation initiale pour la mise page (mémoire et thèse).
- Le processus de vérification de mise en page (mémoire et thèse) peut désormais se faire en parallèle du processus de composition du jury.
- Les membres du jury peuvent accéder au rapport, mémoire ou thèse, ainsi qu’à la grille d’évaluation et à l’autorisation de soutenance (mémoire et thèse), qu’ils peuvent soumettre en ligne.
- Il n’y a plus de fichier Word ou PDF à ‘manipuler’; tout se fait en ligne.
- Dans le cas d’une thèse confidentielle, les membres du jury doivent simplement confirmer un engagement à la confidentialité pour accéder à la thèse.
- Le ou la président(e) du jury n’a plus à rassembler les grilles d’évaluation suite à la soutenance.
- À noter que les grilles d’évaluation de la soutenance et « l’Avis décisionnel », qui sont utilisés lors de la soutenance, demeurent en format papier.
- Les personnes de l’externe, co-directeur(trice)s ou membres externes de jury, ont également accès à la plateforme; ils peuvent se créer un « compte ETS » en quelques clics. Le Bureau des cycles supérieurs gère ces comptes externes.
Les étudiant(e)s ont accès à la plateforme via le portail MonÉTS. Les étudiant(e)s peuvent y déposer (en format PDF) différents documents, selon le type de projet (rapport, mémoire ou thèse):
- La thèse ou le mémoire pour vérification de la mise en page
- La plateforme sert à échanger les versions annotées et les commentaires entre l’étudiant(e) et l’agent(e) du Bureau des cycles supérieurs.
- La ou les preuve(s) de soumission d’articles dans des revues (mémoire et thèse)
- Le directeur(trice) a accès à ces documents, au besoin.
- Le rapport, mémoire ou thèse pour distribuer aux membres du jury.
- Pour les documents confidentiels, les engagements à la confidentialité seront gérés par la plateforme.
- Le dépôt de la version finale (après soutenance) du mémoire ou de la thèse n’est pas encore géré par la plateforme. Un développement supplémentaire sera requis.
N’hésitez pas à faire part de toute remarque ou suggestion concernant cette plateforme à M. Dominique Charron au Bureau des cycles supérieurs, dominique.charron@etsmtl.ca.
Le Décanat des études
