Le Service des finances désire vous aviser que de nouveaux contrats ont été signés afin de diminuer certains frais de déplacement. Dans le cadre de leurs déplacements professionnels, les professeurs, maîtres d’enseignements ainsi que tous les employés de l’université ont accès à certains rabais et avantages pour les services suivants :
- Transport des personnes par train;
- Location de véhicules automobiles au Québec;
- Réservation d’hôtels.
Suite à l’arrêté ministériel 2020 publié en date du 17 novembre 2020, l’utilisation des fournisseurs retenus par le Centre d’acquisition gouvernemental (CAG) pour le transport des personnes par train et pour la location de véhicule automobile au Québec est obligatoire. Dans cette optique, le Service des finances demande la collaboration de l’ensemble du personnel afin de respecter ces obligations gouvernementales
Voici donc quelques détails à ce sujet.
- Transport des personnes par train
Le contrat actuel est en vigueur du 1er mars 2022 au 28 février 2025.
Un rabais de 15 % sur chacun des tarifs disponibles en classe Économie et en classe Affaires, excluant le tarif Évasion, pour une réservation par téléphone, par Internet ou à l’un de ses comptoirs de vente (billetterie) est consenti par VIA Rail.
Code rabais unique : 820053
Pour les modalités complètes ainsi que pour connaître la procédure permettant d’utiliser le code de rabais unique, veuillez consulter l’intranet du Service des finances.
- LOCATION DE VÉHICULES AUTOMOBILES
Le contrat actuel est en vigueur du 1er février 2022 au 31 janvier 2024
L’ÉTS a adhéré au contrat d’achat regroupé du Centre d’acquisition gouvernemental (CAG) pour la location de véhicules automobiles au Québec. Ce contrat vous permet de louer un ou plusieurs véhicules dans la succursale de votre choix parmi de nombreux fournisseurs autorisés.
Pour les fournisseurs les plus fréquemment utilisés (Enterprise et Hertz), l’ÉTS possède des comptes d’entreprise. L’utilisation des codes ci-dessous vous permet de réserver facilement un véhicule tout en bénéficiant des prix et des conditions contractuelles avantageuses :
1) Enterprise :
a. Site de réservation en ligne : https://www.enterprise.ca
b. Numéro de compte d’entreprise à inscrire: XVC7ETS
2) Hertz :
a. Site de réservation en ligne : https://www.hertz.ca
b. Numéro de remise (CDP) : 151479
Pour savoir comment utiliser ces codes sur les sites Internet des entreprises, veuillez consulter le document à cet effet sur l’intranet du Service des finances.
Les autres entreprises de location faisant partie du contrat sont : Aviscar Inc., Budgetauto Inc., National, Paul Gamelin et Fils Inc. ainsi que Services routier Léon Lapierre. La liste complète des succursales et entreprises faisant partie du contrat se trouve dans l’intranet des finances à l’adresse : https://intranet.etsmtl.ca/finances/page-ap.html
FRAIS INCLUS DANS LES PRIX DE LOCATION DES VÉHICULES AUTOMOBILES
Les prix incluent les frais concernant :
- Les activités de location de véhicules : possession, entretien, réparation, pneus d’hiver, lave-glace, immatriculation et assurance des véhicules loués, les frais aéroportuaires et les frais environnementaux;
- Le kilométrage illimité;
- L’assurance automobile :
- Couverture complète d’assurance responsabilité civile, sans franchise;
- Couverture complète pour les dommages causés au véhicule loué, sans franchise (exonération des dommages). On entend par dommages ceux qui sont causés par collision, renversement, feu, vol, vandalisme ou actes malveillants, bris de vitres, etc.;
- La conduite des véhicules par des personnes âgées de seize ans et plus;
- L’utilisation des véhicules par de multiples conducteurs (employés du gouvernement, contractuels ou autres, etc.);
- L’utilisation des véhicules partout au Canada.
FRAIS NON INCLUS DANS LES PRIX DE LOCATION DES VÉHICULES AUTOMOBILES
Les prix ne comprennent pas les coûts suivants :
- L’assurance de personnes (formule d’avenant du Québec FAQ n° 34); les primes relatives aux assurances personnelles ne sont pas remboursables par le gouvernement;
- Le supplément relatif au trajet simple, c’est-à-dire les frais d’abandon dans une succursale autre que le point d’origine;
- Le supplément relatif au retour tardif;
- Le carburant consommé pendant la location;
- La location d’équipements additionnels;
- La taxe de vente du Québec (TVQ) et la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH);
- Les primes telles que les points « Air Miles » ou autres, car ces primes ne sont pas exigées par le gouvernement et elles ne peuvent être exigées par la personne qui effectue la location pour le compte du gouvernement.
LES TAUX HORAIRES DE RETARD
Concernant le supplément relatif au retour tardif, les taux horaires de retard soumis par catégorie de véhicules :
- S’appliquent uniquement aux heures complètes de retard;
- S’appliquent uniquement aux quatre premières heures de retard. Lorsque le retard atteint cinq heures complètes, la location doit être reconduite pour une journée additionnelle;
- S’appliquent conformément aux heures d’ouverture de la succursale où le véhicule a été loué. Les heures de retard ne faisant pas partie de la plage des heures d’ouverture de la succursale ne peuvent être facturées.
Pour davantage de détails, veuillez consulter le document sur l’intranet du Service des finances.
- RÉSERVATION D’HÔTELS AU QUÉBEC
Des tarifs préférentiels hôteliers sont négociés par le Gouvernement du Québec via le Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG), pour l’ensemble des ministères et organismes incluant les établissements du réseau de l’éducation, dont l’Université du Québec et ses constituantes. Certains établissements hôteliers se réservent le droit de ne pas appliquer les tarifs négociés lors de certains événements spéciaux (Festival, Grand Prix, etc.).
IMPORTANT : Lors de la réservation, par téléphone, mentionnez que le réseau de l’Université du Québec bénéficie des tarifs négociés par le Gouvernement du Québec. Le réseau de l’éducation est bel et bien inclus dans l’entente.
Certains établissements hôteliers requièrent aussi de consulter la carte d’employée de l’ÉTS lors de l’admission à l’hôtel ou lors du paiement de la facture avant d’appliquer le prix négocié.
La liste complète des établissements hôteliers et des tarifs négociés est disponible sur l’intranet du Service des finances. Cette liste est mise à jour annuellement.
Pour toute question ou information additionnelle, vous pouvez communiquer avec le service à l’approvisionnement à l’adresse approvisionnements@etsmtl.ca.
