À compter d’aujourd’hui, une fois que vous acceptez de superviser une étudiante ou un étudiant de l’international en stage de recherche, il devra soumettre une demande en stage sur le portail en ligne de l’ÉTS afin de recevoir sa lettre d’invitation. Les demandes reçues à international@etsmtl.ca avant la parution de cet article seront traitées selon le processus habituel en place précédemment.
Suite à la hausse significative du nombre de demandes en stage de recherche à traiter chaque année, le Bureau de la Registraire et le Service des relations internationales ont travaillé conjointement à l’intégration de ces demandes dans le portail Omnivox afin de simplifier le processus pour les parties prenantes. Il s’agit de la première phase de déploiement et le processus continuera d’évoluer dans les prochains mois afin que la demande et la lettre d’invitation correspondent mieux aux besoins des stagiaires.
Voici la nouvelle procédure en bref. La procédure détaillée est disponible dans l’intranet.
Après une entente de stage conclue, l’étudiante ou l’étudiant doit se rendre sur le portail d’admission en ligne de l’ÉTS (disponible en français et en anglais) et soumettre une demande pour un stage de recherche (code de programme 3612 ou 3613 selon le niveau d’études). Lors de la phase 1, les étudiantes et étudiants en école d’ingénieur (1er cycle) devront sélectionner le 2e cycle et le programme 3612. Cette information sera corrigée dans leur lettre d’invitation. La demande est gratuite. Il est à noter que les codes des programmes en anglais sont 361B ou 361C selon le niveau d’études.
Lorsque la demande est soumise, vous recevrez un courriel vous informant de la réception d’une demande en stage sous votre supervision. Cet avis sera similaire à celui que vous recevez lorsqu’une candidate ou un candidat vous identifie dans sa demande d’admission pour un programme de maîtrise avec mémoire ou de doctorat.
Dans votre compte Clara (logiciel de gestion d’Omnivox), vous aurez quelques informations à renseigner quant au stage. Si vous ne possédez pas de compte Clara ou avez oublié vos identifiants, svp vous adressez à Jean-François Malo au Bureau de la Registraire.
La personne responsable au SRI procédera ensuite à l’analyse du dossier afin de déterminer les autorisations de travail nécessaires et une lettre d’invitation en stage sera émise.
Pour rappel, un stage est considéré comme du travail au Canada, peu importe la durée, et qu’il soit rémunéré ou non. La ou le stagiaire doit donc absolument obtenir une lettre d’invitation officielle émise par l’ÉTS, ainsi que les autorisations de travail comme indiqué sur sa lettre afin de pouvoir finaliser son inscription à l’ÉTS.
Pour toutes questions, n’hésitez pas à nous contacter ou bien à diriger votre stagiaire vers nous à international@etsmtl.ca. C’est avec plaisir que notre service vous accompagnera à chaque étape de ce nouveau processus.
Le Service des relations internationales
