Dans le cadre du plan stratégique de l’expérience ÉTS, le Service des finances et le Service de l’optimisation des opérations institutionnelles (SOOI) ont uni leurs efforts afin d’améliorer l’expérience liée au processus de réclamation de dépenses associées aux fonds de recherche.
À la suite de l’identification des principaux enjeux, un plan d’action a été élaboré. Celui-ci se déploiera en deux phases. La première vise à mieux accompagner les professeurs et à simplifier le processus de réclamation de dépenses. La seconde portera sur l’évaluation de différentes approches visant à optimiser les mécanismes de remboursement.
Pour la phase 1, qui se déroulera jusqu’en décembre, le Service des finances, en collaboration avec le SOOI et le Service des communications et du recrutement étudiant (SCRÉ) pour les travaux liés à l’intranet, mettra en œuvre les actions suivantes :
- Refonte de l’intranet du Service des finances;
- Création de documentation et d’outils de référence destinés aux utilisateurs;
- Mise en place d’indicateurs de performance pour le suivi du traitement des réclamations;
- Renforcement des communications et de la diffusion de l’information dans les départements;
- Révision du processus de remboursement des dépenses soumises à des plafonds (kilométrage, Internet et téléphonie);
- Simplification des catégories de dépenses dans le formulaire SAFIRH;
- Réduction du nombre d’approbations requises pour certaines dépenses.
La phase 2, qui s’échelonnera de janvier à mai 2027, portera sur l’identification et l’évaluation de nouvelles approches de remboursement afin de réduire les délais de traitement, de diminuer les interventions administratives et d’améliorer l’expérience globale des utilisateurs.
Service de l’optimisation des opérations institutionnelles
