Dans le cadre du plan stratégique de l’expérience ÉTS, le Service des finances et le Service de l’optimisation des opérations institutionnelles (SOOI) ont uni leurs efforts afin d’améliorer l’expérience liée au processus de réclamation de dépenses associées à des fonds de recherche.
Au cours des dernières semaines, plusieurs ateliers de travail ont été réalisés avec ces deux services afin de dresser un portrait clair de la situation actuelle. En parallèle, des rencontres ont eu lieu avec cinq professeurs ainsi que des secrétaires de départements, permettant de recueillir des témoignages concrets sur les défis rencontrés au quotidien. Enfin, des données liées aux réclamations de dépenses ont été analysées.
Ces démarches ont permis de faire ressortir plusieurs enjeux, notamment :
- La difficulté à assurer un suivi clair des réclamations et des remboursements ;
- La complexité liée à la saisie des déclarations de dépenses (catégorisation, ventilation des coûts, gestion des devises étrangères, etc.) ;
- Les enjeux associés à la délégation de la préparation et de l’approbation des demandes ;
- Ainsi que divers autres irritants opérationnels.
Sur la base de ces constats, un plan d’action est actuellement en cours d’élaboration. Celui-ci sera partagé prochainement et visera à simplifier le processus, améliorer la transparence et mieux soutenir les utilisateurs.
Service de l’optimisation des opérations institutionnelles (SOOI)
