Dans le cadre du plan stratégique de l’expérience ÉTS, le Service des finances et le Service de l’optimisation des opérations institutionnelles (SOOI) poursuivent leurs travaux visant à améliorer l’expérience liée au processus de réclamation de dépenses associées aux fonds de recherche.
Dans l’édition de septembre du Prof-ÉTS, nous vous présentions le plan d’action élaboré afin de simplifier le processus et de mieux répondre aux besoins des utilisateurs.
Depuis, plusieurs actions prévues à la première phase du plan ont progressé.
Parmi les travaux réalisés :
- Une proposition de refonte de l’intranet du Service des finances a été soumise au Service des communications et du recrutement étudiant (SCRÉ). Une maquette est actuellement en préparation afin d’améliorer l’accès à l’information et la navigation.
- Certaines approbations administratives liées aux demandes d’avance de fonds ainsi qu’aux frais de voyage et de représentation financés à même des fonds de recherche ont été retirées, permettant ainsi d’alléger le processus.
Au cours des prochaines semaines, les efforts porteront notamment sur :
- La rédaction et la bonification de la documentation destinée à accompagner les professeurs et les équipes administratives dans leurs réclamations de dépenses;
- La révision du processus de remboursement des dépenses associées à l’internet, à la téléphonie et au kilométrage;
- La poursuite des travaux visant à simplifier l’expérience utilisateur et à réduire les irritants identifiés lors de la phase d’analyse.
Les travaux se poursuivront jusqu’à la fin de l’année dans le cadre de la première phase du plan d’action. D’autres améliorations seront progressivement déployées et communiquées au fur et à mesure de leur mise en œuvre. Notre objectif demeure le même : rendre le processus de réclamation de dépenses plus simple, plus efficace et mieux adapté aux besoins des professeurs et des équipes qui les accompagnent.
Simon-Nicolas Fillion
